Im Kommunikationsfluss. Gemeinsam.

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Communications <br>& Collaboration

Unternehmen funktionieren, weil sie kommunizieren. Das geistige Eigentum und die intellektuelle Fähigkeit der Mitarbeiter stellen im Informationszeitalter in den meisten Fällen den eigentlichen Wert eines Unternehmens dar. Doch was nützt all das Wissen, wenn es der einzelne Mitarbeiter für sich behält? Experten sind überlastet, werden krank und wenn sie das Unternehmen wechseln, löst sich ihr eingebrachtes Know-how oft in Luft auf.


Verteiltes Wissen, welches allen Mitarbeitern (bei Bedarf inklusive Rechte-Management) zugänglich ist, muss ein strategisches Kernziel im Sinne des Knowledge-Managements sein. Die jeweiligen Wissensquellen müssen einfach und schnell identifizierbar und erreichbar sein, ohne dass diese in ihrem Arbeitsfluss zu sehr gestört werden. Die dadurch möglichen schnellen Reaktionszeiten ermöglichen einen nachhaltigen Unternehmensbetrieb zu möglichst geringen Kosten.

Besonders wichtig ist der Einsatz von Online- und Social Media-Tools in der internen Zusammenarbeit im Bereich Projektmanagement. Gerade verteilte Gruppen mit wechselnder Besetzung erfordern einfache und echtzeitbasierte Informationsaggregierung, Informationspriorisierung, aber auch Projektübersichten, To-Do-Listen und Zeiterfassung. Somit kann die Effizienz einzelner Teams deutlich gesteigert und gesichert werden.
 Insgesamt sollte man sich darüber im Klaren sein, dass es in aller Regel um zuverlässige, aber auch um pragmatische Ansätze geht.

Auf der einen Seite muss gewährleistet sein, dass Wissen möglichst umfassend gesammelt, archiviert und verknüpft wird, auf der anderen Seite muss es im Arbeitsalltag möglichst schnell und einfach zugänglich sein. Ein ressourcenschonender, effizienter Umgang mit den Wissensträgern ist hierbei zu gewährleisten, um eine möglichst hohe Gesamtperformance zu erreichen. Allerdings dürfen Mitarbeiter nicht mit unnötigen Informationen überfrachtet werden, da sie sonst ihrer alltäglichen Arbeit nicht mehr in vollem Umfang nachkommen können.

Projektübergreifend gilt es sicherzustellen, dass personenbezogene Fähigkeiten und Wissen allen Mitarbeitern pragmatisch und effizient zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus bewirkt Social Media im Unternehmen zumeist ein Gefühl der Verbundenheit der Mitarbeiter untereinander, selbst bei räumlicher Trennung. Kommunikation und Kollaboration als Elemente des Culture Buildings.


T-Systems Multimedia Solutions - Mit Social Intranet zu mehr Offenheit und Kollaboration

Mit über 700 Mitarbeitern an acht deutschen Standorten gehört T-Systems Multimedia Solutions zu den Unternehmen, für die eine optimale Wissensorganisation für alle internen Prozesse essentiell sind. 2008 entschied man sich, der wachsenden Bedeutung der Web 2.0 Technologien folgend, für den Umstieg von einem klassischen Intranet zu einer Social Intranet-Lösung. Das „Teamweb“ erblickte das Licht der digitalen Welt. Als Wiki-basierte Kommunikationsplattform vereint es Ablagesystem, Wiki-, Blogging- und Community-Funktionalitäten inklusive Mitarbeiter-Profilen, sowie Folksonomy-Funktionen für die Kategorisierung von Themen. Die Besonderheit: 90% aller Informationen und Arbeitsräume sind für alle Mitarbeiter frei zugänglich.

Durch das neue offene und transparente Intranet konnte vor allem die Auffindbarkeit geschäftsrelevanter Informationen und die firmenübergreifende Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern verbessert werden, für die es zuvor keine adäquate Kommunikationsplattform und somit auch keinen Austausch gab. Dies bewies ein Pilot-Projekt innerhalb dessen die Unternehmensführung mithilfe des Teamweb ein Konzept für eine neue Unternehmensstrategie erarbeitete und dieses infolgedessen für alle Mitarbeiter für Kommentare und Verbesserungsvorschläge öffnete. Dieser innovationsfördernde Best Practice Case wurde im Jahr 2009 sogar vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie ausgezeichnet.

Frank Wolf, Head of Social Business Solutions bei der T-Systems Multimedia Solutions, zieht in dieser Case Study sein Fazit zu einem Jahr Social Intranet bei T-Systems. Eine umfangreiche Aufarbeitung des Falles ist auch auf den Seiten von wissensexzellenz.de  zu finden. Über den Implementierungsprozess berichtet hier Dirk Röhrborn vom umsetzenden Software-Unternehmen Atlassian.
 

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